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AGcloud - Le Recommandé Electronique en Copropriété

Simplifiez l'AG et réduisez instantanément vos coûts en adoptant AGcloud, la plateforme qui assure l'envoi par mail sécurisé
des convocations et procès verbaux d’Assemblée Générale de copropriété

Avantages

Désormais, le mail peut être utilisé pour envoyer des notifications aux copropriétaires en lieu et place des coûteux et peu pratiques courriers recommandés acheminés par voie postale. En ouvrant un canal de communication sécurisé entre le syndic et les copropriétaires, AGcloud permet l’authentification du copropriétaire, l’enregistrement de sa demande puis les envois des documents sous forme dématérialisée. AGcloud est conforme au décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015.

Réduction des coûts

Supprime les coûts de papier, de photocopies, de mises sous pli et d’envois postaux recommandés

Suppression des files d’attente

Evite de faire la queue au guichet de la poste pour récupérer les documents qui n’ont pas pu vous être délivrés à votre domicile en votre absence

Dématérialisation

Permet à chacun de disposer avant, pendant et après l’AG de l’ensemble des documents nécessaires sous forme dématérialisée

Fonctionnalités

Découvrez comment AGcloud va vous faire réaliser des économies, améliorer votre qualité de service et satisfaire les copropriétaires

Inscription et création du profil

Inscrivez-vous et créez votre profil. AGcloud va vérifier votre adresse mail et certifier votre compte syndic.

Création d’une campagne

Après avoir collecté les emails des copropriétaires, importez-les sur AGcloud conformément au format Email, Nom, Lot.

Indiquez le nom de la résidence et la date de l’AG. Enregistrez. La campagne est créée.

Envoi de la demande d’approbation

Le mail reçu par les copropriétaires permettra à chacun d’opter pour l’envoi numérique ou de poursuivre la réception des documents d’AG en format papier.

Envoi de la convocation puis du Procès Verbal

Déposez la convocation sur AGcloud puis transmettez-la par voie électronique à l’ensemble des copropriétaires qui en ont fait la demande.

A l’issue de l’AG, procédez de la même manière pour le PV.

8.4 M

Logements
en copropriété

12 M

Assemblées Générales
par an

600 M

Feuilles de papier
consommées par an

40000

Arbres à épargner
chaque année

Tarification

75% d’économie pour les copropriétaires, la copropriété et le syndic

Aujourd’hui, le coût moyen de la préparation papier et de l’envoi postal des documents pour une AG est de 16 euros par copropriétaire. En fixant le prix de l’envoi par mail d’une liasse à 1,95 euro HT, AGcloud vous permet de réaliser une économie de 75% environ. Aucun autre coût ne vous sera imputé.

FAQ

Quels sont les actes pouvant être transmis par mail sécurisé en copropriété ?

Toutes les notifications et mises en demeure prévues en copropriété par la loi du 10 juillet 1965 dont principalement la convocation des copropriétaires aux Assemblées Générales et le procès-verbal des Assemblées Générales pour les copropriétaires opposants à une décision ou ceux absents.

Quelles sont les dates à respecter ?

L’envoi des convocations, des procès-verbaux d'Assemblées Générales et des mises en demeure est encadré dans des délais (21 jours avant la tenue de l’Assemblée Générale pour l’envoi de la convocation ou 2 mois à compter de la réception du procès-verbal pour toute demande en nullité d’une assemblée) : AGcloud offre un dispositif sécurisé permettant de connaître la date de réception du courrier électronique.

Comment modifier son choix ?

Une fois enregistré, le copropriétaire peut à tout moment modifier l’adresse email communiquée, voire revenir sur sa décision de recevoir les notifications et les mises en demeure par voie électronique. AGcloud permet de gérer de façon très simple et totalement dématérialisée ces démarches.

Existe-t-il une autre façon de s’enregistrer ?

Le copropriétaire peut formuler sa demande de passage au dématerialisé lors de l’Assemblée Générale annuelle. Dans ce cas l’autorisation devra être consignée dans le Procès Verbal de l’Assemblée.

Rester au format papier ?

Si le copropriétaire ne répond pas favorablement à la demande d'approbation du syndic, il continuera à recevoir ses convocations et PV en papier par courrier postal. Le copropriétaire peut à tout instant changer d’avis. AGcloud indique au syndic à tout moment quels sont les copropriétaires qui ont opté pour la dématérialisation et quels sont ceux qui restent au format papier.

Quelle est votre politique de confidentialité ?

Les fichiers et documents déposés par le syndic sur AGcloud sont strictement couverts par le secret professionnel (article 226-13 du code pénal). Conformément aux articles 34 et 35 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, AGcloud s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver leur sécurité et leur confidentialité. Pour plus de détails, Sphaerostilbe

Qui sommes nous ?

Nous sommes une startup spécialisée dans la création et le développement de solutions informatiques innovantes dédiées aux acteurs de l’immobilier. Nous opérons 3 plateformes leaders de leur marché : www.conselium.fr (vote électronique en AG de coprorpiété) - (701) 250-9141 (GMAO web mobile) et www.agcloud.fr (Lettre Recommandée Électronique automatisée pour les syndics) - AGCloud est une marque du Groupe Conselium - 4 rue Diderot - 92150 Suresnes - Tel. 01 40 93 99 50 - SAS au capital de 100 000 € - RCS Nanterre 51242223900024

Mode et sécurité de paiement ?

Au travers de ses partenaires Stripe et HSBC, AGCloud offre un mode de paiement sécurisé par carte bancaire. AGcloud s’interdit formellement d’enregistrer les numéros de CB, seuls connus des établissements bancaires. Vous recevez automatiquement par mail une facture détaillée avec TVA dès le paiement validé. Pout tout autre mode de règlement, veuillez contacter notre équipe au 01 41 93 99 50 qui saura vous donner satisfaction.

Comment sont horodatés les courriers ?

L'horodatage des courriers expédiés ou reçus par voie électronique sur la plateforme AGcloud est réalisé conformément aux normes en vigueur permettant d’assurer une tracabilité totale de tous les évenements déclenchés de façon automatique ou manuelle par les utilisateurs. A savoir : date/heure/minute/seconde d’émission, de réception, d’accusé de réception, etc. Notre partenaire Rackspace assure l’horodatage à partir de ses serveurs pour notre compte.

Comment fonctionne le support ?

AGCloud est ergonomique et très intuitif et se découvre en auto-apprentissage. Bien sûr, pour toute quetion ou si vous souhaitez nous faire part d’une suggestion, vous pouvez nous contacter au 01 40 93 99 50. Cette Helpline est ouverte du lundi au vendredi de 9H à 18H sans interruption. Vous pouvez également à tout instant nous envoyer un mail au travers de l’application, mail auquel nous répondrons avec plaisir dans les meilleurs délais.

Quelle est la durée de rétention des données ?

Les documents chargés ainsi que toutes les traces d’envoi et de réception sont stockés et enregistrés dans votre espace privé sur la plateforme pendant une durée de 10 ans.